Se gestisci un'azienda, un'organizzazione o stai lavorando su un progetto importante, saprai quanto sia fondamentale avere un piano di comunicazione ben strutturato. Un piano di comunicazione efficace ti permette di trasmettere il tuo messaggio in modo chiaro e coerente, raggiungendo i tuoi obiettivi di comunicazione e ottenendo i risultati desiderati.
- Analisi dello Scenario
- Definizione degli obiettivi
- Identificazione del pubblico di destinazione
- Sviluppo dei messaggi chiave
- Selezione dei canali
- Sviluppo delle attività
- Assegnazione di responsabilità e risorse
- Monitoraggio e valutazione
- Pianificazione del budget
- Pianificazione del calendario
- Aggiornamento del piano
Ma come si crea un piano di comunicazione vincente? In questo articolo, esploreremo i punti chiave che dovresti considerare: dalla definizione degli obiettivi di comunicazione alla scelta dei canali di comunicazione giusti, passando per l'identificazione del tuo pubblico target e la definizione dei messaggi chiave.
Se vuoi garantire che la tua comunicazione sia ben pianificata e mirata, e che raggiunga il suo scopo, continua a leggere e scopri come creare un piano di comunicazione che ti consenta di ottenere i risultati desiderati.
La redazione di un piano di comunicazione comporta almeno questi passaggi chiave.
Analisi dello Scenario
Inizia con un'analisi approfondita
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della Situazione di mercato
se si opera in un mercato altamente competitivo, è importante analizzare le azioni dei concorrenti e le tendenze del mercato per identificare le opportunità e le minacce.
Ad esempio, se si sta lanciando un nuovo prodotto, è importante conoscere i prodotti simili già presenti sul mercato e le loro caratteristiche distintive. -
dei Cambiamenti in Atto
è importante monitorare i cambiamenti in atto nel mercato, come ad esempio l'evoluzione delle preferenze dei consumatori, le nuove tecnologie o le normative in vigore.
Ad esempio, se si opera nel settore della moda, è importante conoscere le tendenze del momento e le preferenze dei consumatori per creare messaggi di comunicazione efficaci. -
dell' Evoluzioni Tecnologiche
le evoluzioni tecnologiche possono influenzare la comunicazione e il modo in cui i consumatori interagiscono con i brand.
Ad esempio, l'uso dei social media e dei dispositivi mobili sta cambiando il modo in cui le aziende comunicano con i propri pubblici di riferimento. -
delle Azioni dei Concorrenti
è importante conoscere le azioni dei concorrenti per identificare le opportunità e le minacce.
Ad esempio, se un concorrente lancia un nuovo prodotto, è importante analizzare le sue caratteristiche e il suo posizionamento per identificare eventuali punti di forza o di debolezza.
Condurre un'analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) per identificare le forze, le debolezze, le opportunità e le minacce legate alla comunicazione dell'organizzazione. Questo aiuterà a comprendere il contesto in cui si sviluppa il piano di comunicazione e a identificare punti di forza su cui basare la strategia.
Un'azienda di moda, ABC Fashion, che sta cercando di rafforzare la propria presenza online e aumentare le vendite attraverso il proprio sito web e i canali di social media.
Nell'ambito dell'analisi del contesto, ABC Fashion ha esaminato diverse variabili, tra cui la concorrenza nel settore della moda online, le tendenze di mercato, il comportamento dei consumatori, le performance dei canali di comunicazione attuali dell'azienda e le opportunità di crescita.
ABC Fashion ha rilevato che la concorrenza nel settore della moda online è molto alta, con numerosi competitor che offrono prodotti simili. Inoltre, le tendenze di mercato indicavano un aumento della preferenza dei consumatori per gli acquisti online e un'attenzione crescente ai temi della sostenibilità e dell'etica nel settore della moda. L'analisi dei dati interni ha evidenziato che i canali di social media dell'azienda stavano attirando un'audience limitata e che le vendite online erano in calo.
In base a queste informazioni, ABC Fashion ha identificato le seguenti opportunità e sfide:
Opportunità:
- Crescita del mercato della moda online
- Interesse dei consumatori per temi di sostenibilità ed etica
- Possibilità di migliorare l'efficacia dei canali di social media
Sfide:
- Elevata concorrenza nel settore della moda online
- Diminuzione delle vendite online
- Necessità di migliorare la presenza online e l'engagement sui social media
Sulla base di queste informazioni, ABC Fashion ha sviluppato una strategia di comunicazione che includeva attività come l'ottimizzazione del sito web per migliorare l'esperienza degli utenti, l'implementazione di una campagna di marketing basata sulla sostenibilità e l'etica, e l'aggiornamento dei contenuti e dell'engagement sui canali di social media.
L'analisi della situazione ha permesso ad ABC Fashion di avere una panoramica chiara della propria posizione di mercato, delle opportunità e delle sfide, e di sviluppare una strategia di comunicazione mirata per affrontare tali sfide e sfruttare le opportunità identificate.
Questo esempio dimostra come l'analisi accurata della situazione sia una best practice all'interno di un piano di comunicazione, poiché consente di prendere decisioni informate e di sviluppare una strategia di comunicazione efficace in risposta alle esigenze del mercato.
Definizione degli obiettivi
Stabilisci gli obiettivi di comunicazione chiari e realistici che desideri raggiungere con il tuo piano e fai in modo che siano in linea con gli obiettivi generali dell’organizzazione, con il pubblico di destinazione e con i messaggi chiave. Gli obiettivi, inoltre, devono essere misurabili, specifici, raggiungibili, pertinenti e temporizzati (SMART).
Alcuni degli obiettivi potrebbero essere:
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Aumentare la notorietà del brand
questo obiettivo può essere raggiunto attraverso l'utilizzo di campagne pubblicitarie su diversi canali di comunicazione, come la televisione, la radio, i social media e la stampa. L'obiettivo specifico potrebbe essere quello di raggiungere un certo numero di visualizzazioni o di impressioni sui diversi canali di comunicazione. -
Fidelizzare i clienti
questo obiettivo può essere raggiunto attraverso l'utilizzo di programmi di fedeltà, offerte speciali e comunicazioni personalizzate. L'obiettivo specifico potrebbe essere quello di aumentare il tasso di retention dei clienti o di incrementare il numero di acquisti ripetuti. -
Aumentare le vendite
questo obiettivo può essere raggiunto attraverso l'utilizzo di campagne promozionali, offerte speciali e comunicazioni personalizzate. L'obiettivo specifico potrebbe essere quello di aumentare il fatturato o il numero di acquisti effettuati. -
Migliorare l'immagine del brand
questo obiettivo può essere raggiunto attraverso l'utilizzo di campagne pubblicitarie e di comunicazioni mirate. L'obiettivo specifico potrebbe essere quello di migliorare la percezione del brand da parte dei consumatori o di aumentare la reputazione dell'azienda.
Utilizzare l'approccio SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) per definire gli obiettivi di comunicazione in modo chiaro e misurabile. Ad esempio, un obiettivo SMART potrebbe essere: "Aumentare la consapevolezza del marchio del 20% entro il prossimo anno, misurando l'aumento del traffico al sito web e delle menzioni sui social media".
- Aumentare la consapevolezza del marchio del 20% entro la fine dell'anno fiscale.
- Incrementare le vendite del 15% nell'arco di sei mesi attraverso la promozione di un nuovo prodotto.
- Migliorare la percezione dell'azienda come leader del settore attraverso una campagna di thought leadership con almeno 10 articoli pubblicati su riviste di settore entro la fine dell'anno.
Identificazione del pubblico di destinazione
Definisci chiaramente il tuo pubblico (o i pubblici) di destinazione, cioè le persone o i gruppi che vuoi raggiungere con i tuoi messaggi di comunicazione.
Comprendi le loro caratteristiche demografiche, i loro bisogni, i loro comportamenti e le loro preferenze di comunicazione. Se il budget lo permette, è sempre consigliabile effettuare una ricerca d mercato e un’analisi dei pubblici per identificarne i bisogni, i desideri e le preferenze.
Ecco alcuni esempi di come individuare i pubblici di riferimento:
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Analisi dei dati demografici
è importante analizzare i dati demografici dei potenziali clienti, come ad esempio l'età, il sesso, la posizione geografica e il livello di istruzione. Queste informazioni possono aiutare a creare messaggi di comunicazione mirati ed efficaci. -
Analisi dei comportamenti di acquisto
è importante analizzare i comportamenti di acquisto dei potenziali clienti, come ad esempio i prodotti acquistati, la frequenza degli acquisti e il valore medio degli acquisti. Queste informazioni possono aiutare a creare messaggi di comunicazione mirati ed efficaci. -
Analisi dei canali di comunicazione
è importante identificare i canali di comunicazione utilizzati dai potenziali clienti, come ad esempio i social media, la posta elettronica o la televisione. Queste informazioni possono aiutare a scegliere i canali di comunicazione più efficaci per raggiungere il pubblico di riferimento. -
Analisi dei competitor
è importante analizzare i competitor, oltre che per effettuare una corretta Analisi di Scenario, anche per identificare i loro pubblici di riferimento e le loro strategie di comunicazione. Queste informazioni possono aiutare a creare messaggi di comunicazione mirati ed efficaci e a differenziarsi dai competitor.
Creare buyer personas o profili dettagliati del pubblico di destinazione, basati su dati di mercato e ricerche di settore. Questi profili dovrebbero includere informazioni come età, genere, interessi, comportamenti di acquisto, preferenze di comunicazione e punti di dolore.
- Donne lavoratrici tra i 25 e i 40 anni, residenti in aree urbane, interessate a prodotti per la cura della pelle naturale e sostenibile.
- Decision maker di alto livello nel settore delle tecnologie dell'informazione, con un'età compresa tra i 35 e i 50 anni, con base negli Stati Uniti, interessati a soluzioni di sicurezza informatica per le imprese.
- Genitori di bambini in età prescolare, residenti in una determinata area geografica, interessati a programmi educativi per l'infanzia.
Sviluppo dei messaggi chiave
Crea messaggi chiave che saranno il nucleo del tuo piano di comunicazione, e quindi saranno correttamente percepiti dal tuo pubblico di riferimento.
Questi messaggi devono essere chiari, concisi, coerenti e centrati sui benefici o sui valori che vuoi comunicare al tuo pubblico di destinazione.
Ecco alcune modalità per individuare correttamente il messaggio chiave:
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Identificare i punti di forza dell'azienda o del prodotto
è importante identificare i punti di forza dell'azienda o del prodotto e utilizzarli come base per i messaggi chiave. Ad esempio, se l'azienda ha una lunga esperienza nel settore, il messaggio chiave potrebbe essere "La nostra esperienza al tuo servizio". -
Identificare i bisogni del pubblico di riferimento
è importante identificare i bisogni del pubblico di riferimento e creare messaggi chiave che rispondano a questi bisogni. Ad esempio, se il pubblico di riferimento è costituito da giovani, il messaggio chiave potrebbe essere "Il prodotto perfetto per uno stile di vita attivo". -
Utilizzare un linguaggio semplice e diretto
è importante utilizzare un linguaggio semplice e diretto per creare messaggi chiave che siano facilmente comprensibili dal pubblico di riferimento. Ad esempio, invece di utilizzare termini tecnici, è meglio utilizzare parole semplici e frasi brevi. -
Creare messaggi chiave memorabili
è importante creare messaggi chiave che siano memorabili e che rimangano nella mente del pubblico di riferimento. Ad esempio, il messaggio chiave potrebbe essere una frase breve e incisiva come "Fai la scelta giusta". -
Adattare i messaggi chiave ai diversi canali di comunicazione
è importante adattare i messaggi chiave ai diversi canali di comunicazione utilizzati. Ad esempio, il messaggio chiave utilizzato per la televisione potrebbe essere diverso da quello utilizzato per i social media.
- Il nostro marchio offre prodotti per la cura della pelle naturali e sostenibili che nutrono la tua pelle e rispettano l'ambiente.
- La nostra soluzione di sicurezza informatica è all'avanguardia, proteggendo le imprese dagli attacchi informatici e garantendo la sicurezza dei dati sensibili.
- Il nostro programma educativo per l'infanzia offre un ambiente sicuro, stimolante e accogliente per i bambini, promuovendo lo sviluppo cognitivo e sociale.
Selezione dei canali
Identifica i canali di comunicazione più appropriati per raggiungere il tuo pubblico di destinazione.
Questi possono includere social media, siti web, blog, newsletter, eventi, pubblicità, relazioni pubbliche, pubbliche relazioni e altre tattiche di comunicazione.
Ma come, in pratica, si scelgono i canali di comunicazione? Semplicemente valutando:
- Demografia del pubblico target
l'età, il genere, la posizione geografica e altre caratteristiche demografiche del pubblico target possono influire sulla scelta dei canali di comunicazione. Ad esempio, se il pubblico target è costituito principalmente da giovani, le aziende potrebbero optare per i social media come canale di comunicazione principale. - Obiettivi di comunicazione
la finalità della comunicazione può influenzare la scelta del canale. Ad esempio, se l'obiettivo è quello di aumentare la consapevolezza del brand, le aziende potrebbero optare per la pubblicità su stampa o su TV. Al contrario, se l'obiettivo è quello di mantenere una relazione con i clienti esistenti, la posta elettronica o i social media potrebbero essere scelti. - Budget
il budget disponibile per la comunicazione può limitare le opzioni di canale disponibili. Ad esempio, la pubblicità su TV può essere costosa, quindi le aziende con un budget limitato potrebbero preferire utilizzare i social media o le email come canale di comunicazione. - Tipo di messaggio
il tipo di messaggio che si desidera trasmettere può influire sulla scelta del canale di comunicazione. Ad esempio, se si vuole trasmettere un messaggio visivo, si potrebbe scegliere un canale come Instagram o YouTube. - Competitività del mercato
la concorrenza nel mercato può influire sulla scelta del canale di comunicazione. Ad esempio, se i concorrenti stanno già utilizzando i social media per comunicare con i clienti, le aziende potrebbero optare per un canale diverso per differenziarsi e raggiungere il loro pubblico in modo più efficace.
- Social media (ad esempio Facebook, Instagram, LinkedIn) per promuovere il marchio, condividere contenuti educativi e coinvolgere il pubblico target.
- Sito web e blog per fornire informazioni dettagliate sui prodotti o servizi offerti e condividere contenuti utili.
- Pubblicità online (ad esempio Google Ads) per aumentare la visibilità del marchio e attirare traffico qualificato al sito web.
- Comunicati stampa e articoli di thought leadership per posizionare l'azienda come leader del settore e ottenere copertura mediatica.
- Eventi o webinar per interagire direttamente con il pubblico target e presentare i prodotti o servizi offerti.
- Newsletter o e-mail marketing per mantenere il contatto con i clienti esistenti e inviare offerte o aggiornamenti.
Infatti:
- McDonald's: per raggiungere i loro clienti in modo rapido ed efficace, McDonald's ha utilizzato i social media come uno dei loro canali principali di comunicazione. In particolare, hanno utilizzato Twitter per rispondere alle domande dei clienti, promuovere le loro offerte e pubblicare annunci importanti.
- Coca-Cola: per aumentare la consapevolezza del loro brand e raggiungere un pubblico ampio e diversificato, Coca-Cola ha utilizzato la pubblicità su TV come uno dei loro principali canali di comunicazione. In particolare, hanno creato pubblicità coinvolgenti e memorabili che mostravano il loro prodotto in azione, con l'obiettivo di creare un legame emotivo con i consumatori.
- Airbnb: per raggiungere i loro clienti in modo mirato e personalizzato, Airbnb ha utilizzato l'email marketing come uno dei loro canali principali di comunicazione. In particolare, hanno inviato email personalizzate ai loro clienti in base alle loro preferenze e ai loro interessi, con l'obiettivo di fornire offerte personalizzate e migliorare la loro esperienza complessiva.
- Nike: per raggiungere i loro clienti più giovani e orientati alla tecnologia, Nike ha utilizzato i social media come uno dei loro canali principali di comunicazione. In particolare, hanno utilizzato Instagram per promuovere i loro prodotti e coinvolgere i loro follower con immagini accattivanti e contenuti coinvolgenti.
- Amazon: per raggiungere i loro clienti in modo efficiente e fornire supporto immediato, Amazon ha utilizzato la chatbot come uno dei loro canali di comunicazione principali. In particolare, hanno creato una chatbot intelligente che può rispondere alle domande dei clienti in modo rapido ed efficace, riducendo il tempo di attesa e migliorando l'esperienza del cliente.
Sviluppo delle attività
Crea un piano dettagliato che includa le attività specifiche di comunicazione che saranno implementate per raggiungere gli obiettivi di comunicazione stabiliti.
Questo può includere la creazione di contenuti, la pianificazione di eventi, la gestione dei social media, la stesura di comunicati stampa, la pubblicità, e altre attività di comunicazione.
Nel definire le attività, è sempre consigliabile coinvolgere gli stakeholder interni ed esterni, tra cui dipendenti, clienti, partner commerciali, media e altri attori chiave, nella pianificazione e nell'implementazione delle attività di comunicazione, per creare un approccio collaborativo e coinvolgente.
Se opportunamente formati e supportati, i dipendenti posso essere degli ottimi ambasciatori del brand per diffondere messaggi chiave dell’organizzazione all’interno e all’esterno dell’azienda.
- L'azienda di abbigliamento sportivo Under Armour ha utilizzato una combinazione di canali di comunicazione coerenti per il lancio di una nuova linea di abbigliamento da running. Hanno utilizzato annunci pubblicitari online e offline, attività sui social media, influencer marketing e pubbliche relazioni per promuovere la nuova linea e coinvolgere i corridori appassionati. Questa integrazione dei canali di comunicazione ha permesso loro di raggiungere un pubblico ampio e coinvolgerlo in modo efficace.
- L'azienda di cosmetici Lush utilizza i social media come un canale di comunicazione bidirezionale, in cui ascoltano attentamente le opinioni e le richieste dei loro clienti. Attraverso i social media, Lush ha creato una community attiva di fan e ha utilizzato le loro opinioni per sviluppare nuovi prodotti, migliorare l'esperienza del cliente e creare una comunicazione più mirata e rilevante.
Assegnazione di responsabilità e risorse
Questo punto implica:
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Definire i ruoli e le responsabilità: è importante definire chiaramente i ruoli e le responsabilità delle persone coinvolte nella realizzazione del piano di comunicazione. Ad esempio, potrebbe essere assegnato un responsabile per la pianificazione delle attività di comunicazione, un responsabile per la creazione dei contenuti e un responsabile per la gestione dei canali di comunicazione.
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Assegnare un budget: è importante assegnare un budget adeguato per implementare con successo le attività di comunicazione. Il budget dovrebbe coprire le spese per la creazione dei contenuti, la pubblicità, la gestione dei canali di comunicazione e altre attività correlate.
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Assegnare il personale necessario: è importante assegnare il personale necessario per implementare con successo le attività di comunicazione. Il personale dovrebbe avere le competenze e le conoscenze necessarie per svolgere i propri compiti in modo efficace.
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Assegnare gli strumenti e le tecnologie necessarie: è importante assegnare gli strumenti e le tecnologie necessarie per implementare con successo le attività di comunicazione. Ad esempio, potrebbe essere necessario utilizzare software di gestione dei social media o strumenti per la creazione di contenuti.
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Monitorare e valutare i risultati: è importante monitorare e valutare i risultati delle attività di comunicazione per verificare se gli obiettivi sono stati raggiunti e per apportare eventuali modifiche al piano di comunicazione.
Identifica chiaramente i ruoli e le responsabilità del team di comunicazione, alloca un budget adeguato per le attività di comunicazione e le risorse necessarie, come personale, strumenti di comunicazione, budget pubblicitario, tempo e tutte le risorse necessarie per implementare con successo il piano di comunicazione.
- Apple ha un team di comunicazione dedicato che gestisce tutte le attività di comunicazione dell'azienda. Il team è composto da professionisti del settore che si occupano di pianificare e implementare tutte le attività di comunicazione dell'azienda, dal marketing alla pubblicità e alle relazioni pubbliche. Apple assegna un budget adeguato al team di comunicazione e fornisce loro gli strumenti e le tecnologie necessarie per raggiungere i loro obiettivi.
- Coca-Cola ha un team globale di comunicazione che si occupa di gestire le attività di comunicazione dell'azienda in tutto il mondo. Il team è composto da professionisti del settore che si occupano di pianificare e implementare tutte le attività di comunicazione dell'azienda, dal marketing alla pubblicità e alle relazioni pubbliche. Coca-Cola assegna un budget adeguato al team di comunicazione e fornisce loro gli strumenti e le tecnologie necessarie per raggiungere i loro obiettivi.
- IBM ha un team di comunicazione globale che si occupa di gestire tutte le attività di comunicazione dell'azienda in tutto il mondo. Il team è composto da professionisti del settore che si occupano di pianificare e implementare tutte le attività di comunicazione dell'azienda, dal marketing alla pubblicità e alle relazioni pubbliche. IBM assegna un budget adeguato al team di comunicazione e fornisce loro gli strumenti e le tecnologie necessarie per raggiungere i loro obiettivi.
- Zara assegna responsabilità e risorse in modo chiaro e ben definito per le attività di comunicazione. Ad esempio, Zara ha un team di comunicazione dedicato composto da professionisti del settore che sono responsabili della pianificazione, dell'implementazione e del monitoraggio delle attività di comunicazione. Inoltre, Zara alloca un budget pubblicitario adeguato per le sue campagne di comunicazione, che comprende la pubblicità online, la pubblicità sui social media, le pubbliche relazioni e altre attività di marketing. Questo permette a Zara di avere un approccio strutturato ed efficace nella gestione delle responsabilità e delle risorse per il suo piano di comunicazione.
Monitoraggio e valutazione
Stabilisci un sistema di misurazione dei risultati per valutare numericamente l'efficacia delle attività di comunicazione e apportare eventuali correzioni o miglioramenti necessari durante l'implementazione del piano utilizzando metriche chiave di performance (KPI) adeguate per valutare il raggiungimento degli obiettivi di comunicazione.
- Utilizzare strumenti di monitoraggio e analisi: una best practice consiste nell'utilizzare strumenti di monitoraggio e analisi per raccogliere dati sulla performance delle attività di comunicazione. Questi strumenti possono includere piattaforme di social media management, strumenti di analisi del sito web, software di email marketing, e altre soluzioni di analisi dei dati.
- Valutare i risultati rispetto agli obiettivi stabiliti: una best practice consiste nel valutare i risultati ottenuti rispetto agli obiettivi stabiliti nel piano di comunicazione. Questo permette di valutare se gli obiettivi sono stati raggiunti o se sono necessari aggiustamenti alle strategie di comunicazione per migliorare i risultati.
- Apportare miglioramenti continui: una best practice consiste nell'apportare miglioramenti continui alle strategie di comunicazione in base ai risultati ottenuti dal monitoraggio e dalla valutazione. Questo può includere l'ottimizzazione dei canali di comunicazione, l'affinamento dei messaggi, l'adeguamento delle tattiche o l'aggiornamento degli obiettivi, in base alle necessità emerse dall'analisi dei dati di performance.
- Controllare sempre attentamente il ROI (Return of Investment). Questo implica il monitoraggio dei costi sostenuti per le attività di comunicazione e la valutazione dei risultati ottenuti in termini di obiettivi stabiliti. Calcolare il ROI permette di valutare l'efficacia delle attività di comunicazione in termini di ritorno sull'investimento e di prendere decisioni informate sulle future strategie di comunicazione.
- PepsiCo monitora attentamente i risultati delle sue campagne di comunicazione attraverso l'analisi delle metriche di social media, delle vendite e dell'awareness del marchio. Utilizzano queste informazioni per apportare miglioramenti continui alle loro strategie di comunicazione e ottimizzare i risultati.
- Zara utilizza una combinazione di strumenti di monitoraggio e analisi, tra cui Google Analytics per il monitoraggio del traffico web, tool di social media management per monitorare l'engagement e la performance sui social media, e software di email marketing per tracciare le performance delle campagne di email. Questi strumenti consentono a Zara di raccogliere dati dettagliati sulla performance delle loro attività di comunicazione e di prendere decisioni informate per migliorare le strategie di comunicazione.
- H&M utilizza un approccio di miglioramento continuo per le loro strategie di comunicazione. Monitorano costantemente i risultati delle loro campagne di comunicazione attraverso strumenti di analisi e feedback del pubblico, e apportano regolari miglioramenti alle tattiche di comunicazione, come l'ottimizzazione dei messaggi, l'aggiornamento dei canali di comunicazione e l'adeguamento degli obiettivi in base alle prestazioni e alle risposte del pubblico. Questo approccio permette ad H&M di adattare costantemente le loro strategie di comunicazione per massimizzare l'efficacia delle loro attività di comunicazione.
- Coca-Cola valuta il ROI delle sue campagne di comunicazione attraverso un'analisi accurata dei costi e dei risultati ottenuti. Ad esempio, se Coca-Cola ha investito una determinata somma di denaro in una campagna pubblicitaria per un nuovo prodotto, monitorerà attentamente le vendite generate da quella campagna e le comparerà con i costi sostenuti per valutare se la campagna è stata redditizia in termini di ROI. Questo permette a Coca-Cola di prendere decisioni informate sulle future strategie di comunicazione e di allocare le risorse in modo efficace.
Pianificazione del budget
Definire un budget coerente con gli obiettivi che si vogliono raggiungere attraverso il piano di comunicazione non è un'attività "banale" in quanto permette di stabilre se l'azienda dispone delle risorse necessarie per implementare le attività necessarie al raggiungimento degli obiettivi di comunicazione stabiliti.
È quindi necessario:
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Valutare le risorse disponibili
È importante valutare le risorse finanziarie e umane disponibili per la realizzazione delle attività di comunicazione. In questo modo, sarà possibile definire un budget realistico e sostenibile. -
Assegnare il budget in modo equilibrato
è importante assegnare il budget in modo equilibrato tra le diverse attività di comunicazione. Ad esempio, se l'azienda ha un budget limitato, può concentrarsi su poche attività di comunicazione chiave invece di tentare di coprire tutte le piattaforme di comunicazione disponibili. Inoltre, è importante considerare le diverse esigenze di comunicazione in base al pubblico target e assegnare il budget di conseguenza. -
Prevedere margini di manovra
nel definire il budget, è importante prevedere dei margini di manovra per eventuali imprevisti. Ad esempio, potrebbe essere necessario un budget aggiuntivo per gestire una crisi di comunicazione o per implementare un'attività di comunicazione urgente. Inoltre, potrebbe essere necessario ridistribuire il budget tra le diverse attività di comunicazione in base ai risultati ottenuti. -
Monitorare e valutare i costi
durante l'implementazione del piano di comunicazione, è importante monitorare e valutare i costi per garantire che il budget sia gestito in modo efficace. In questo modo, l'azienda può identificare eventuali problemi e apportare le correzioni necessarie per mantenere il progetto all'interno del budget. -
Utilizzare strumenti per la gestione del budget
l'utilizzo di strumenti per la gestione del budget, come i software di project management o di contabilità, può aiutare a monitorare e gestire il budget in modo efficace. Inoltre, questi strumenti possono aiutare a prevedere i costi futuri e a identificare eventuali problemi nella gestione del budget.
Stima dei costi associati alle diverse attività di comunicazione, come pubblicità, pubbliche relazioni, social media, produzione di contenuti, eventi e altre iniziative di marketing. È importante allocare un budget adeguato in base agli obiettivi di comunicazione stabiliti e alle risorse disponibili, e pianificare anche eventuali riserve o contingenti per affrontare imprevisti.
Ci sono inoltre alcuni metodi utilizzati dalle aziende per definire correttamente il budget da investire nelle azioni di comunicazioni:
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Metodo dell'obiettivo da conseguire
Il percorso prevede la definizione degli obiettivi di comunicazione che si intende conseguire, l’individuazione delle attività necessarie per raggiungere tali obiettivi e la stima dei costi delle attività di comunicazione individuate. -
Metodo della percentuale sulle vendite
Si tiene conto della percentuale ottenuta o ottenibile dalle vendite dei prodotti. Il budget di comunicazione nelle imprese italiane è stabilito in relazione al piano di marketing con una percentuale pari al 50,6%. -
Metodo della parità competitiva o concorrenziale
Si fa riferimento agli stanziamenti dei concorrenti e si individua l’ammontare ottimale del proprio budget. -
Metodo dell'importo disponibile o residuale
Prevede uno stanziamento senza riguardo agli effetti desiderati dalla comunicazione o alla situazione di mercato. Questo metodo è unicamente collegato alla disponibilità finanziaria dell’impresa.
- Coca-Cola è nota per la sua pianificazione accurata del budget di comunicazione. Ad esempio, Coca-Cola ha un approccio strutturato nella definizione del budget per le sue attività di comunicazione, che includono pubblicità su TV, radio, stampa, social media, eventi, sponsorizzazioni e altre iniziative di marketing. Coca-Cola stima i costi associati alle diverse attività di comunicazione in base agli obiettivi di comunicazione stabiliti e alle risorse disponibili, e pianifica il budget di conseguenza. Inoltre, Coca-Cola tiene conto anche dei contingenti e delle riserve per affrontare eventuali imprevisti durante l'implementazione del piano di comunicazione.
- Procter & Gamble (P&G) definisce il budget di comunicazione in base alle priorità di business e alle esigenze di marketing. Inoltre, l'azienda utilizza una metodologia chiamata "Brand Management System" per identificare le esigenze di marketing e allocare il budget di comunicazione di conseguenza.
- Nike: definisce il budget di comunicazione in base ai suoi obiettivi di marketing, che possono includere il lancio di nuovi prodotti o la promozione di eventi sportivi. Inoltre, Nike utilizza la ricerca di mercato per identificare le tendenze del mercato e i comportamenti dei consumatori, al fine di investire in modo strategico il budget di comunicazione.
- IBM definisce il budget di comunicazione in base alle sue esigenze di marketing e di branding. L'azienda ha una forte presenza sui social media e utilizza anche tecniche di marketing digitale come l'email marketing e la pubblicità online. Inoltre, IBM ha un team dedicato alla comunicazione e allo sviluppo del marchio, che ha il compito di definire il budget di comunicazione e di pianificare le attività di marketing.
- Amazon definisce il budget di comunicazione in base alle sue esigenze di marketing e alle sue priorità di business. L'azienda utilizza molte tecniche di marketing digitale, come la pubblicità su Amazon e la pubblicità sui social media. Inoltre, Amazon ha un forte focus sulla customer experience e sulla personalizzazione, quindi il budget di comunicazione viene spesso destinato alla creazione di contenuti personalizzati per i clienti.
Pianificazione del calendario
Crea un calendario dettagliato che stabilisca i tempi di inizio e di completamento delle diverse attività di comunicazione nel tuo piano.
Pianificare le attività di comunicazione in modo coerente nel tempo, tenendo conto dei momenti chiave, degli eventi o delle stagioni che potrebbero influenzare la comunicazione.
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Definire le date di inizio e fine
È importante definire le date di inizio e fine del piano di comunicazione, in modo da avere un quadro temporale chiaro delle attività da svolgere. -
Definire le date delle attività di comunicazione
Una volta definito il quadro temporale generale, è importante definire le date esatte delle attività di comunicazione. Ad esempio, se si prevede di lanciare una campagna pubblicitaria su Facebook, è importante definire la data di inizio e fine della campagna. -
Considerare le festività e gli eventi
È importante considerare le festività e gli eventi che potrebbero influenzare le attività di comunicazione. Ad esempio, se si prevede di lanciare una campagna pubblicitaria durante le festività natalizie, è importante considerare il fatto che molte persone potrebbero essere in vacanza e quindi meno propense a vedere la pubblicità. -
Pianificare le attività in base alle stagioni
Se le attività di comunicazione sono legate a prodotti o servizi stagionali, è importante pianificare le attività in base alle stagioni. Ad esempio, se si prevede di lanciare una campagna pubblicitaria per un prodotto estivo, è importante pianificare l'attività in modo che la campagna sia attiva durante i mesi estivi. -
Monitorare costantemente il calendario
È importante monitorare costantemente il calendario delle attività di comunicazione, in modo da poter apportare eventuali modifiche in tempo reale e garantire il successo del piano di comunicazione.
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Nike è nota per la sua pianificazione dettagliata del calendario di comunicazione. Ad esempio, Nike ha un calendario di comunicazione annuale che si basa sugli obiettivi di marketing e di comunicazione stabiliti, sugli eventi sportivi internazionali, sulle stagioni di vendita, sulle campagne pubblicitarie pianificate e su altre attività chiave. Questo calendario consente a Nike di pianificare in anticipo le attività di comunicazione, come lancio di nuovi prodotti, sponsorizzazioni di eventi, campagne pubblicitarie e promozioni, in modo da massimizzare l'impatto delle sue iniziative di comunicazione e mantenere una presenza coerente e rilevante sul mercato.
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Coca-Cola pianifica il suo calendario di comunicazione a lungo termine, in modo da avere una visione completa delle attività di comunicazione che devono essere eseguite durante l'anno. L'azienda si concentra su grandi eventi, come le Olimpiadi, la Coppa del Mondo di calcio e il Natale, e cerca di creare una connessione emotiva con i consumatori attraverso le proprie campagne pubblicitarie.
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Apple pianifica il suo calendario di comunicazione in modo molto riservato. L'azienda non divulga le date di lancio dei propri prodotti, ma invece crea una forte aspettativa attraverso una serie di teaser e di comunicazioni criptiche, utilizzando un approccio di marketing basato sull'anticipazione.
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Adidas pianifica il suo calendario di comunicazione in modo strategico, utilizzando grandi eventi sportivi come la Coppa del Mondo e le Olimpiadi per promuovere la propria marca. Inoltre, l'azienda cerca di creare una connessione emotiva con i propri consumatori attraverso la creazione di storie di successo dei propri atleti e collaboratori.
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Airbnb pianifica il suo calendario di comunicazione in modo molto flessibile, in modo da poter rispondere alle esigenze del mercato in continuo cambiamento. L'azienda si concentra sui principali eventi e feste che si svolgono nelle città in cui opera, e cerca di creare una connessione con i propri utenti attraverso storie di viaggio ed esperienze di alloggio personalizzate.
Aggiornamento del piano
L'aggiornamento del piano di comunicazione è un aspetto fondamentale per garantire l'efficacia delle attività.
Un piano di comunicazione non è un sistema chiuso e statico, ma un impianto metodologico che deve essere costantemente aggiornato sulla base dei feedback generati dalle attività di controllo previste
Risulta quindi fondamentale valutare periodicamente l'efficacia del piano di comunicazione e apportare eventuali correzioni o miglioramenti in base ai risultati ottenuti al fine di aggiornare il piano di comunicazione in modo coerente con l'evoluzione degli obiettivi, del pubblico di destinazione e del contesto di mercato.
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Monitorare costantemente i risultati
Per assicurarsi che il piano di comunicazione stia raggiungendo i propri obiettivi, è importante monitorare costantemente i risultati e le metriche. In questo modo, l'azienda può capire cosa funziona e cosa non funziona, e apportare i necessari aggiornamenti al piano di comunicazione. -
Restare al passo con le tendenze
Il mondo della comunicazione è in costante evoluzione, con nuovi canali e tendenze che emergono continuamente. Le aziende devono essere pronte ad adattarsi a queste nuove tendenze e aggiornare il proprio piano di comunicazione di conseguenza, al fine di rimanere al passo con la concorrenza e soddisfare le esigenze dei propri consumatori. -
Coinvolgere le parti interessate
Coinvolgere le parti interessate, come il personale interno e gli stakeholder esterni, può fornire un feedback prezioso sul piano di comunicazione e aiutare a identificare eventuali aree di miglioramento. Inoltre, coinvolgere le parti interessate può aumentare l'adozione e la diffusione del piano di comunicazione all'interno dell'azienda. -
Avere un approccio flessibile
Un piano di comunicazione dovrebbe essere considerato come un documento vivente e in continua evoluzione, piuttosto che come un insieme rigido di regole. Le aziende dovrebbero essere pronte a modificare il piano di comunicazione in base ai risultati e alle esigenze del mercato, al fine di adattarsi alle circostanze mutevoli. -
Fare una revisione periodica
È importante fare una revisione periodica del piano di comunicazione, almeno una volta all'anno, per assicurarsi che sia ancora in linea con gli obiettivi dell'azienda e che sia stato aggiornato per tenere conto delle tendenze emergenti. La revisione dovrebbe coinvolgere i responsabili del piano di comunicazione, il personale interno e gli stakeholder esterni.
- L'azienda, ABC Software, ha creato un piano di comunicazione per promuovere il lancio di un nuovo prodotto sul mercato. Dopo aver implementato le attività di comunicazione previste nel piano, la società decide di valutare l'efficacia delle sue azioni di comunicazione e apportare eventuali aggiornamenti al piano. Ecco come potrebbero procedere:
- Valutazione delle performance: ABC Software utilizza diversi indicatori chiave di performance (KPI) per misurare l'efficacia del proprio piano di comunicazione. Ad esempio, monitora il traffico del sito web, le conversioni, l'interazione sui social media, le coperture mediatiche e i feedback dei clienti. Questi KPI vengono confrontati con gli obiettivi di comunicazione stabiliti nel piano per valutare se le attività di comunicazione hanno raggiunto i risultati attesi.
- Analisi dei dati: ABC Software analizza i dati raccolti dai KPI e li interpreta per comprendere l'efficacia delle diverse attività di comunicazione. Ad esempio, se il traffico del sito web è aumentato ma le conversioni sono rimaste basse, potrebbe essere necessario valutare il contenuto del sito web o le chiamate all'azione utilizzate nelle attività di comunicazione.
- Feedback interno ed esterno: ABC Software coinvolge anche il feedback interno ed esterno per valutare il proprio piano di comunicazione. Ad esempio, raccoglie opinioni dai dipendenti, dai clienti, dai partner commerciali e dai media per capire come le attività di comunicazione sono state percepite e quali eventuali miglioramenti possono essere apportati.
- Aggiornamento del piano: In base ai risultati dell'analisi dei dati e al feedback raccolto, ABC Software apporta gli aggiornamenti necessari al proprio piano di comunicazione. Ad esempio, potrebbe decidere di modificare le tattiche di comunicazione, rivedere gli obiettivi, assegnare risorse aggiuntive o modificare il calendario delle attività. Questi aggiornamenti vengono integrati nel piano di comunicazione esistente per migliorarne l'efficacia.
- Monitoraggio continuo: ABC Software continua a monitorare costantemente le performance delle attività di comunicazione e a valutare la loro efficacia. Questo processo di valutazione e aggiornamento del piano di comunicazione viene eseguito periodicamente nel corso dell'anno o del periodo di riferimento per garantire che il piano sia sempre allineato agli obiettivi di comunicazione e alle esigenze del mercato.
- L'azienda XYZ Cosmetics, dopo aver implementato il proprio piano di comunicazione per il lancio di un nuovo prodotto per la cura della pelle, ha valutato le performance delle attività di comunicazione utilizzando diversi KPI, come le vendite online, l'engagement sui social media, le recensioni dei clienti e i feedback raccolti attraverso sondaggi di soddisfazione.
Dall'analisi dei dati raccolti, XYZ Cosmetics ha notato che:- l'engagement sui social media era stato inferiore alle aspettative;
- alcune recensioni dei clienti evidenziavano un'insoddisfazione riguardo alla chiarezza delle informazioni sul prodotto;
- alcuni sondaggi di soddisfazione avevano rilevato che i clienti desideravano ulteriori informazioni sui benefici del prodotto per la cura della pelle.
Alla luce di queste informazioni, XYZ Cosmetics ha deciso di apportare alcuni aggiornamenti al proprio piano di comunicazione:
- ha aumentato la presenza sui social media, creando contenuti più coinvolgenti e interattivi per educare i consumatori sui benefici del prodotto;
- ha migliorato la chiarezza delle informazioni sul prodotto sul proprio sito web
- ha implementato una campagna di e-mail marketing per fornire ulteriori informazioni ai clienti interessati.
Dopo aver apportato questi aggiornamenti, XYZ Cosmetics ha osservato:
- un aumento dell'engagement sui social media,
- un miglioramento delle recensioni dei clienti
- un aumento delle vendite online del nuovo prodotto.
Questo esempio reale dimostra come l'azienda abbia utilizzato i dati, il feedback dei clienti e le best practice di comunicazione per valutare e aggiornare il proprio piano di comunicazione, ottenendo risultati positivi e allineando la strategia di comunicazione alle esigenze del mercato.
In sintesi, la valutazione e l'aggiornamento del piano di comunicazione sono fasi fondamentali per garantire l'efficacia delle attività di comunicazione di un'azienda.
L'utilizzo di KPI, l'analisi dei dati, il feedback dei clienti e la capacità di apportare aggiornamenti in base alle informazioni raccolte sono best practice che permettono di adattare la strategia di comunicazione alle mutevoli dinamiche del mercato e massimizzare l'impatto delle attività di comunicazione.